Расчеты с подотчетными лицами

В прикладном решении реализован механизм, позволяющий учитывать денежные средства, которые были выданы подотчетному лицу.

Данные о подотчетном лице регистрируются в списке НСИ и администрирование – НСИ – Физические лица. Подотчетным лицом может быть любой сотрудник предприятия, зарегистрированный в этом списке. Никаких дополнительных данных о том, что сотрудник является подотчетным лицом, вводить не нужно.

Выдача/перечисление денежных средств подотчетному лицу может производиться для различных целей:

■ командировочные расходы (расходы на проезд, по найму жилого помещения, на оплату услуг связи, на обмен наличной валюты и др.);

■ хозяйственные расходы (канцелярские расходы и др.);

■ денежные документы (путевки на лечение, отдых, талоны на бензин, почтовые марки, почтовые переводы, железнодорожные, авиа- и прочие перевозочные билеты и иные аналогичные бумаги, имеющие денежную оценку);

■ закупка товарно-материальных ценностей, получение услуг.

Подотчетное лицо при всех вариантах выдачи ему денежных средств обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах, ранее выданных авансом. Авансовые отчеты – документы первичного учета, подтверждающие расходование выданных авансом подотчетных сумм. Авансовый отчет первоначально заполняется подотчетным лицом. Подотчетные лица заполняют в форме авансового отчета информацию о фактически израсходованных суммах с предоставлением документов, подтверждающих произведенные расходы. Далее авансовый отчет проверяется бухгалтером на правильность заполнения, целевого расходования денежных средств.

Все авансовые отчеты прикладного решения могут формироваться в разрезе целей выдачи (статей ДДС), которые обеспечивают обособленный учет денежных средств, выданных подотчетному лицу (перерасход, остаток, израсходовано, выдано). Цель выдачи обеспечивает взаимосвязь между документом, регистрирующим факт выдачи денежных средств подотчетному лицу, и документом, подтверждающим фактические расходы подотчетного лица. Формирование авансовых отчетов в разрезе целей выдачи определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты – Контролировать выдачу под отчет в разрезе целей.

Выдача денежных средств подотчетному лицу может производиться как через кассу организации (наличными) (документ Расходный кассовый ордер с типом операции Выдача подотчетнику), так и путем перевода ДС на банковский счет подотчетного лица (безналичными) (документ Списание безналичных ДС с типом операции Выдача подотчетнику).

Если на предприятии ведется учет заявок на расход денежных средств (НСИ и администрирование – Казначейство и взаиморасчеты – Настройка НСИ и разделов – Заявки на расходование денежных средств), то необходимо предварительно оформить документ Заявка на расходование ДС с типом операции Выдача подотчетнику, тем самым запланировав выдачу денежных средств подотчетному лицу, либо по списку подотчетных лиц. В случае выдачи по списку подотчетных лиц статья ДДС выдачи денежных средств (цель) может быть единственной и общей на всех подотчетников. Заявки по списку подотчетных лиц оплачиваются через автоматическое создание платежных документов или кассовых ордеров по числу подотчетников.

Если подотчетному лицу выдана корпоративная банковская карта, то фактическая выдача аванса происходит в момент снятия наличных денежных средств, либо при оплате покупки.

Все списанные таким образом с корпоративной карты деньги автоматически считаются выданными под отчет сотруднику. Возвратившемуся из командировки сотруднику или подотчетнику с иными тратами  требуется лишь отчитаться о произведенных затратах, через документ Авансовый отчет.

Поддерживается схема учета корпоративных карт только с использованием счета 55.04. Счет учета определяется настройками банковского счета организации на закладке Учетная информация.

Осуществляется перевод на этот специальный банковский счет с обычного расчетного счета списанием безналичных денежных средств (Дт57 Кт51), потом делается поступление безналичных ДС на счет карты (Дт55 Кт57), далее с этого счета деньги выдаются под отчет (Дт71 Кт55) и далее в АО отчет в расходы (Дт44 Кт71).

Подробнее о корпоративных картах можно почитать статью: https://buh.ru/articles/documents/62758/

В качестве аванса подотчетному лицу могут быть выданы и денежные документы. Выдача денежных документов регистрируется при помощи документа Выдача денежных документов с типом операции Выдача подотчетнику в рамках рабочего места Казначейство – Подотчетники – Денежные документы на закладке Денежные документы в наличии (кнопка Оформить).

При очередной выдаче денежных средств подотчетному лицу бухгалтером проверяется задолженность подотчетного лица в разрезе целей выдачи (статей ДДС).

При оформлении выплаты денежных средств можно отметить срок, указываемый в поле Отчитаться, до которого нужно провести авансовый отчет. Относительно этой даты будут рассчитываться просроченные авансы.

Учет перечисления денежных средств подотчетнику по списку ведется по умолчанию через 57 счет "Деньги в пути", чтобы гарантировать корректность двойной записи при вводе документов Списание безналичных ДС и Зачисление денежных средств на лицевые счета в разные даты. Если для версии базы не распространяется ограничение, то можно перейти в раздел НСИ и администрирование -Казначейство и взаиморасчеты -Денежные средства, и отключить настройку Использовать переводы в пути при перечислении денежных средств на выплату зарплаты, начиная с.

Ограничение

Чтобы сократить время и упростить оформление платежных документов при перечислении денежных средств (далее ДС) подотчетникам, есть возможность перечисления ДС сотрудникам по списку одним документом. Предусмотрено два варианта настройки программы для отражения данной хозяйственной операции:

■ с использованием документа Заявка на расходование денежных средств (раздел Казначейство – Планирование и контроль денежных средств);

■ без использования документа Заявка на расходование денежных средств.

Использование в работе документа Заявка на расходование денежных средств возможно при наличии включенной функциональной опции Заявки на расходование денежных средств (раздел НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов - Казначейство и взаиморасчеты). В процессе оформления в документе Заявка на расходование денежных средств на закладке Основное необходимо включить переключатель Список подотчетных лиц. При выборе этой опции появится дополнительная закладка Лицевые счета сотрудников, на которой необходимо из справочника Физические лица выбрать сотрудников, ввести лицевые счета и суммы для перечисления. На закладке Основное необходимо используя переключатель Получатель выбрать опцию: Банк или Сотрудник. Далее из документа Заявка на расходование денежных средств необходимо выбрать команду Создать на основании - Списание безналичных ДС.

В зависимости от выбранных опций, в документе Заявка на расходование денежных средств, в системе заложено несколько вариантов оформления документа Списание безналичных ДС:

Далее откроется Помощник списания на лицевые счета и появится возможность выбрать один из двух вариантов оформления:

■ Отдельно по физическим лицам (в результате по каждой выплате будет создан документ Списание безналичных денежных средств - Операция Выдача подотчетнику). В помощнике списания на лицевые счета необходимо для каждого платежа указать Банковский счет организации, с которого будет произведен платеж.

■ Единым реестром (по каждому банку будет создан отдельный документ Списание безналичных денежных средств - Операция Выдача подотчетнику). В помощнике списания на лицевые счета необходимо для каждого платежа указать Банк получателя, Счет получателя и Счет отправителя. Далее если работа с банком производится в ручном режиме, то на основании документа Списание безналичных денежных средств будет создан документ Зачисление денежных средств на лицевые счета в автоматизированном рабочем месте Зачисление ДС на лицевые счета на закладке Неподтвержденные платежи (раздел Казначейство - Банк). В случае же использования загрузки файлов о результатах зачисления банком через «Клиент-банк» программа автоматически создает документ Зачисление денежных средств на лицевые счета или выполняет поиск созданного. Результаты формирования документа Зачисления денежных средств на лицевые счета через «Клиент-банк» отображаются на вкладке Зачисления.

Если необходимо ввести документ Списание безналичных денежных средств - Операция Выдача подотчетнику без документа Заявка на расходование денежных средств, то на закладке Основное необходимо указать Банк с помощью переключателя Получатель. После этого появится возможность включить переключатель Список подотчетных лиц. При выборе опции Список подотчетных лиц открывается дополнительная закладка Лицевые счета сотрудников, на которой необходимо из справочника Физические лица выбрать сотрудников, ввести лицевые счета и суммы для перечисления.

Внимание

В документе Списание безналичных денежных средств на закладке Основное необходимо перейти по гиперссылке Договор обмена с банком и заполнить следующие реквизиты:

■ Номер договора;

■ Дата договора;

■ Отделение банка;

■ Филиал отделения банка.

Если в информационной базе существует справочник Зарплатные проекты с заполненными  данными, то программа выполнит поиск по справочнику и заполнит автоматически вышеперечисленные реквизиты.

После заполнения реквизитов договора обмена с банком появляется возможность из документа Списание безналичных денежных средств, используя кнопку Выгрузить реестр сформировать файл «Реестр», который прикрепляется к файлам этого документа (можно открыть по гиперссылке Файлы). В сформировавшемся реестре для банка указывается вид зачисления как "Прочие выплаты" (это соответствует коду "7").

Далее необходимо закончить оформление документа Зачисление денежных средств на лицевые счета закладка Неподтвержденные платежи, в случае если автоматический обмен с банком не настроен.

Для этого нужно перейти на закладку Неподтвержденные платежи. На этой закладке отражаются документ Списание безналичных ДС с операциями Выплата по ведомости по зарплатному проекту и Выдача подотчетнику, для которых не сформирован документ Зачисление денежных средств на лицевые счета. В выбранном документе Списание безналичных ДС необходимо поставить флаг Проведено банком, указать дату платежа и записать документ. Далее необходимо, используя кнопку Оформить зачисление на закладке Неподтвержденные платежи, дополнить необходимую информацию в документ Зачисление денежных средств на лицевые счета. После записи документ Зачисление денежных средств на лицевые счета перейдет на закладку Зачисления.

Расходы подотчетных лиц могут отражаться следующими документами:

■ Авансовый отчет;

■ Приобретение товаров и услуг;

■ Поступление денежных документов;

■ Электронный билет.

Внимание

Закупка товарно-материальных ценностей, приобретение услуг вводятся документом Приобретение товаров и услуг с операцией Закупки через подотчетное лицо.

Приобретение электронных билетов отражаются документом Электронный билет с операцией Через подотчетное лицо.

Закупка денежных документов производится документом Поступление денежных документов с хозяйственной операцией Закупки через подотчетное лицо.

Остальные расходы, которые несет подотчетное лицо, вносятся в документ Авансовый отчет.

В случае закупки от «обезличенного» контрагента либо в случае совершения таких закупок от разных «обезличенных» контрагентов в системе не обязательно заполнение контрагента в документе Приобретения товаров и услуг с операцией закупки через подотчетное лицо, если выбрана Ставка НДС  без НДС. При выборе иной ставки НДС поле Поставщик в документе Приобретения товаров и услуг  обязательно для заполнения. Можно завести одного технического поставщика для данного случая.

 Если   у подотчетного лица вследствие закупки у разных контрагентов несколько чеков ККМ, то в табличной части товаров нужно указать, по каким чекам приобретена та или иная позиция.

Если закупка произведена от контрагента, в документе можно выделить НДС, сформировать счет-фактуру на основании проведенной закупки, отразить, под какой вид деятельности проводится закупка, указать облагаемый НДС или нет.

Списать НДС по приобретенным товарам и услугам на расходы можно документом Списание НДС на расходы.

Если не включена функциональная опция НСИ и администрирование – Казначейство и Взаиморасчеты – Печать единого авансового отчета, то печать авансового отчета доступна из первичного документа, если включена, то только из документа Авансового отчета. Опция по умолчанию включена и скрыта для новых баз, доступна только для перехода при обновлении на новую версию.

Предусмотрена возможность двухэтапного ввода информации о потраченных/израсходованных суммах в документе Авансовый отчет. Использование данной возможности определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты – Статусы авансовых отчетов.

Документу Авансовый отчет соответствуют статусы: Подготовлено и Утвержден.

Первый этап работы с авансовым отчетом выполняет подотчетное лицо, второй – бухгалтер по работе с подотчетными лицами.

Двухэтапный процесс работы с документом Авансовый отчет представлен на схеме:

Использование статусов упрощает ввод и отображение данных авансовых отчетов для конечного подотчетного лица, без знаний особенностей бухгалтерского учета. Назначение документа Авансовый отчет в зависимости от статуса:

■ В статусе Подготовлено осуществляется заполнение документа подотчетным лицом – указывается информация об использованных авансах (документ расхода, его номер, дата, сумма расхода). В этом статусе доступны только поля, которые необходимы для заполнения подотчетным лицом. Использование документа в этом статусе позволяет подотчетному лицу отчитаться перед бухгалтером.

■ В статусе Утвержден появляются следующие возможности:

○ указать статьи/аналитики расходов на закладке Расходы;

○ указать ставку и сумму НДС на закладке Расходы;

○ заполнить информацию о том, относятся ли расходы к деятельности, облагаемой НДС (поле Закупка под деятельность на закладке Основное);

○ отклонить сумму, указанную подотчетным лицом, – для этого предлагается поле Отклонено по причине на закладке Расходы. В этом поле вводится причина отклонения суммы, указанной подотчетным лицом. Причина вводится в произвольной форме;

○ произвести на закладке Расходы принятие НДС к вычету или списание на расходы организации, а также указать реквизиты счета-фактуры или БСО.

В документе Авансовый отчет есть возможность установить дату для аналитики Статус Утвержден.

Документ Авансовый отчет формирует движения по регистрам и проводки на дату статуса Утвержден. В случае если в документе Авансовый отчет аналитика Статус не используется, то дата утверждения равна дате авансового отчета.

Использование документа Авансовый отчет позволяет:

■ заполнить информацию о произведенных подотчетным лицом расходах денежных средств (кнопка Заполнить полученными авансами на закладке Расходы). Заполняется информация о сумме израсходованных подотчетным лицом денежных средств, документе расхода денежных средств (номер, дата), цели выдачи (статья ДДС);

■ заполнить информацию об оплатах поставщику. Расходование подотчетным лицом выданных ему средств на расчеты с поставщиками (аванс или оплата купленных у поставщика товаров) на закладке Оплата поставщикам;

■ Указать приобретенные активы, оформленные документом Приобретение товаров и услуг, а также Поступление денежных документов на закладке Закупка, если включена функциональная опция НСИ и администрирование – Казначейство и Взаиморасчеты – Подотчетники - Печать единого авансового отчета. Если функциональная опция включена, то печать авансового отчета в части расходов, отраженных в самом документе Авансовый отчет, а также закупок, проведенных документами Приобретение товаров и услуг и Поступление денежных документов, производится в самом документе Авансовый отчет.

■ Разбить строки по сумме расхода денежных средств по кнопке  Разбить строки на панели инструментов табличной части документа.

Ограничение

Расходы, которые понесло подотчетное лицо, могут отражаться в корреспонденции непосредственно со счетом расходов (указываются на закладке Расходы) или относиться на счет взаиморасчетов с поставщиком, уменьшая кредиторскую задолженность (указываются на закладке Оплата поставщикам). В последнем случае сами расходы отражаются отдельно по общим правилам, например документом Приобретение товаров и услуг.

Для упрощения редактирования данных при оформлении авансового отчета в случае когда сначала завели строку в авансовый отчете на закладке как Расходы, а потом затем было решено отражать операцию отдельным документом, а в авансовом расчете отразить взаиморасчеты, предусмотрены контекстные команды на строках:

■ Перенести строку в оплаты поставщикам (на закладке Расходы) – используется в случае, когда изначально ошибочно завели строку в авансовый отчет, как "расход", а затем отразили расходы отдельным документом.  Результатом выполнения этой команды является заполнение данных по оплате поставщикам соответствующими данными по расходу денежных средств (сумма расхода, цель выдачи ДС и т. д.). Из исходной таблицы строка удаляется;

■ Перенести строку в расходы (на закладке Оплата поставщикам) – используется в случае, когда изначально ошибочно завели строку в авансовый отчет, как "Оплату поставщику", предполагающую отдельный документ закупки, а затем было решено отразить расходы в авансовом отчете без оформления отдельного документа поставщика.  Результатом выполнения этой команды является заполнение данных по расходам соответствующими данными по оплате поставщикам (сумма расхода, цель выдачи ДС, контрагент). Из исходной таблицы строка удаляется.

■ На закладках Закупки и Оплата поставщикам по кнопке Подобрать можно заполнить строки по приобретениям товаров и услуг и денежных документов.

■ Удаление строки из табличной части закладки Закупки отвязывает документ закупки от авансового отчета.

■ Поддерживается сценарий, когда документы закупки создаются отдельно. В документах закупки от подотчетного лица можно включить документ закупки в авансовый отчет. Выполняется это нажатием на гиперссылку Включить в авансовый отчет.

На закладке Основное можно указать флаг Цена включает НДС, который определяет порядок расчета НДС на закладке Расходы.

Если флаг Цена включает НДС установлен– сумма расходов включает НДС.

Если флаг Цена включает НДС не установлен – сумма расходов без учета НДС.

Понесенные расходы не включаются в книгу покупок напрямую. Указывается через поле Отражение в учете. НДС можно:

■ Списать на расходы;

■ Принять к вычету по счету-фактуре;

■ Принять к вычету по БСО (или иному документу).

При наличии счета-фактуры поставщика можно использовать вариант учета НДС Принять к вычету по счету-фактуре. При выборе данного варианта реквизиты счета-фактуры необходимо ввести в отдельной форме, доступной по гиперссылке в графе Учет НДС.

При списании НДС на расходы статья расходов и аналитика расходов определяются в блоке Настройки учета НДС учетной политики организации.

Если выбран вариант учета Принять к вычету по БСО (или иному документу), обязательным является указание контрагента. По гиперссылке в графе Учет НДС необходимо указать номер и дату документа оплаты билета или иного документа подтверждения расходов. Если номер и дата документа оплаты не указаны, при проведении документа Авансовый отчет указанные реквизиты заполняются номером и датой авансового отчета. Номер и дата документа оплаты из графы Учет НДС документа Авансовый отчет выводятся в графу 7 отчета Книга покупок.

■ Ниже приведена схема работы с авансовыми отчетами:

■ Предполагается единый сценарий работы только через документ Авансовый отчет со сводной печатной формой. На закладке Закупки при добавлении новых строк автоматически создаются связанные документы Приобретение товаров и услуг и Поступление денежных документов.

Рекомендуем изучить примеры по оформлению авансовых отчетов

Авансовый отчет по выданным авансам на несколько целей,

Авансовый отчет сформирован ранее РКО по выдаче перерасхода.

Порядок отражения авансовых отчетов по командировке можно посмотреть в статье Авансовый отчет по командировке.

При оформлении авансового отчета расходы и оплаты поставщикам можно указывать как в одной валюте – режим В одной валюте, так и в нескольких – режим Мультивалютный. Выбор режима выполняется на закладке Основное в форме документа Авансовый отчет.

При одновалютном режиме информация о расходах и оплатах поставщикам вводится в той валюте, которая указана в авансовом отчете на закладке Основное.

В режиме Мультивалютный обеспечиваются различные сценарии работы:

■ выдача денежных средств в российских рублях, предоставление авансового отчета в иностранной валюте;

■ предоставление отчета в иностранной валюте, возврат остатка или возмещение перерасхода подотчетному лицу в российских рублях.

При выборе мультивалютного режима предоставляются дополнительные возможности:

■ фиксация расходов и оплат в разрезе нескольких валют;

■ конвертация валюты;

■ расшифровка итогов денежных средств по валютам в рамках одного авансового отчета.

При установке мультивалютного режима информация об израсходованных подотчетным лицом денежных средствах и оплатах поставщикам указывается в той валюте, которая указана в колонке Валюта на закладках Расходы и Оплата поставщикам соответственно.

Информация о конвертации валюты (переводе одного вида валюты в другой) заполняется подотчетным лицом на закладке Конвертация валюты. На этой закладке можно указать, какая валюта и по какому курсу приобретена подотчетным лицом.

Основные сценарии конвертации валюты:

■ денежные средства выданы в рублях, подотчетным лицом произведен обмен для поездки за рубеж;

■ денежные средства выданы в иностранной валюте, подотчетным лицом израсходовано меньше ДС, нежели было выдано. При этом возвратить денежные средства необходимо в рублях. И наоборот: израсходовано больше ДС, нежели было выдано, а организации нужно возместить перерасход в российских рублях.

Автоматическое заполнение конвертации выполняется по кнопке Заполнить остатками ДС у подотчетника (на закладке Конвертация валюты). Данные о конвертации валюты указываются в разрезе целей выдачи при их использовании (поле Цель выдачи (Статья ДДС)).

Для наглядной расшифровки итогов денежных средств подотчетных лиц по различным валютам в рамках одного авансового отчета предусмотрена форма Итого по валютам (гиперссылка Итого на форме авансового отчета):

■ поле Получено – остаток денежных средств у подотчетного лица (разница между суммой выданных и суммой израсходованных подотчетным лицом ДС);

■ поле Израсходовано – сумма фактически израсходованных подотчетным лицом ДС;

■ поле Конвертировано – перевод суммы фактически израсходованных ДС из одной валюты на другую;

■ поле Остаток – сумма неизрасходованных ДС, которую подотчетное лицо должно возвратить предприятию;

■ поле Перерасход – сумма денежных средств, которую необходимо возместить подотчетному лицу (задолженность организации перед подотчетным лицом);

■ поле Отклонено – сумма денежных средств, не утвержденная бухгалтером.

Проведение авансового отчета инициирует создание документа переоценки денежных средств у подотчетного лица на дату авансового отчета в соответствии с положениями бухгалтерского учета (ПБУ).

Курсовые разницы, возникающие при конвертации валюты, отражаются авансовым отчетом.

Поскольку авансы не переоцениваются,  алгоритм переоценки денежных средств в валюте, находящихся у подотчетных лиц, выстроен следующим образом.

У подотчетного лица могут быть следующие остатки денежных средств:

■ «положительный остаток» - задолженность сотрудника перед организацией;

■ «отрицательный остаток» - задолженность организации перед сотрудником.

«Положительный остаток» можно трактовать как аванс подотчетному лицу, т.к. подотчетное лицо может потратить остаток денежных средств на оплату товаров и услуг в интересах организации.

«Положительные остатки» денежных средств в валюте в подотчете у сотрудника не переоцениваются.

«Отрицательные остатки» - переоцениваются.

При проведении документа Авансовый отчет действуют следующие правила определения курса валюты:

■ в случае зачета аванса используется курс на дату выдачи аванса;

■ в случае зачета нескольких авансов используется средневзвешенный курс авансов;

■ в случае перерасхода денежных средств используется курс на дату утверждения авансового отчета.

Аналогично проводятся документы с операцией Закупка через подотчетное лицо:

■ Приобретение товаров и услуг;

■ Поступление денежных документов;

■ Электронный билет.

В закрытие месяца находится проверка корректности переоценки денежных средств в валюте, находящихся у подотчетных лиц.

Для авансового отчета предусмотрены следующие печатные формы (команда Печать – Авансовый отчет):

■ унифицированная форма – доступна для авансовых отчетов в российских рублях;

■ произвольная форма в соответствии с положениями ПБУ – доступна для авансовых отчетов в иностранной валюте.

Особенности произвольной печатной формы авансового отчета:

■ исключен вывод бухгалтерских проводок;

■ суммы денежных средств выводятся с группировкой по валютам (в иностранной валюте и российских рублях);

■ выводится информация о конвертации валюты.

Если выданные денежные средства израсходованы подотчетным лицом не полностью, то в этом случае возникает остаток денежных средств.

Перерасходы денежных средств возникают в случаях, когда подотчетное лицо израсходовало больше ДС, чем ему было выдано на соответствующие расходы под отчет.

Возврат остатка неизрасходованных ДС и возмещение подотчетному лицу перерасхода денежных средств оформляются в рамках рабочего места Казначейство – Подотчетники – Авансовые отчеты на закладке Авансы:

■ возврат остатка денежных средств в кассу предприятия оформляется документом Приходный кассовый ордер по кнопке Оформить – Возврат наличными;

■ возврат остатка денежных средств путем перечисления на банковский расчетный счет организации оформляется документом Поступление безналичных ДС по кнопке Оформить – Возврат по безналичному расчету;

■ отражение потребности в выдаче подотчетному лицу перерасходованных денежных средств оформляется документом Заявка на расходование ДС по кнопке Оформить – Заявку на выдачу перерасхода. Заявка на расходование денежных средств может быть оформлена также и по списку подотчетных лиц, при этом статья ДДС может быть указана только одна.

■ возмещение подотчетному лицу перерасходованных денежных средств путем перечисления на расчетный счет (компенсация расхода собственных ДС подотчетному лицу) оформляется документом Списание безналичных ДС по кнопке Оформить – Перечисление перерасхода по безналичному расчету;

■ выдача наличных денежных средств подотчетному лицу в целях компенсации собственных денежных средств подотчетного лица оформляется документом Расходный кассовый ордер по кнопке Оформить – Выдачу перерасхода наличными.

Документы, по которым имеются остатки не израсходованных подотчетными лицами денежных средств, отображаются в качестве распоряжений на оформление возврата ДС на закладке Распоряжения на поступление в списке документов Приходные кассовые ордера и на закладке К поступлению в журнале Безналичные платежи.

Выплата подотчетному лицу перерасходованных денежных средств оформляется теми же документами, что и выдача ДС.

Рекомендуем изучить пример по оформлению возврата неизрасходованных денежных средств

Возврат неизрасходованных денежных средств подотчетным лицом.

При необходимости корректировку расчетов с подотчетными лицами можно оформить с помощью документа Корректировки расчетов с подотчетными лицами (см. раздел Казначейство - Подотчетники), который производит списание денежных средств:

■ на расходы, если осталась сумма в подотчете, по которой не был предоставлен авансовый отчет;

■ на доходы, если по каким-либо причинам организация не компенсировала подотчетному лицу перерасход из собственных средств.

С помощью документа Корректировки расчетов с подотчетными лицами можно создать две операции:

■ Отнесение на доходы задолженности перед подотчетным лицом;

■ Списание задолженности подотчетного лица.

Данные операции необходимы в случае, когда нет иной возможности произвести расчеты с подотчетным лицом.

На каждую операцию создается отдельный документ.

Документ заполняется по остаткам денежных средств у подотчетных лиц.

Остатки можно подобрать в окне Подбор по остаткам, нажав одноименную кнопку и далее с помощью команды Перенести в документ можно отразить в документе необходимые остатки денежных средств.

Для каждой строки табличной части можно указать:

■ статью доходов/расходов или активов/пассивов;

■ аналитику статьи доходов/расходов или активов/пассивов;

■ счет учета и его аналитики.

При выборе счета учета для операции списания в расходы будут доступны колонки аналитик расходов, а для списания в доходы – колонки аналитик доходов.

После того как документ Корректировки расчетов с подотчетными лицами сохранен, его название меняется на название хозяйственной операции, выбранной в этом документе.

Рекомендуем изучить примеры по корректировке расчетов с подотчетными лицами

Корректировка расчетов с подотчетным лицом путем отнесения на доходы задолженности перед подотчетным лицом,

Корректировка расчетов с подотчетным лицом путем списания задолженности подотчетного лица.

Для следующих документов предусмотрена возможность указания предполагаемого срока предоставления отчета за полученные денежные средства:

■ Заявка на расходование денежных средств с типом операции Выдача подотчетнику;

■ Расходный кассовый ордер с типом операции Выдача подотчетнику;

■ Выдача денежных документов подотчетному лицу (документ Выбытие денежных документов с типом операции Выдача подотчетному лицу);

■ Списание безналичных денежных средств с типом операции Выдача подотчетнику.

Для установки предполагаемого срока предоставления отчета в документах предусмотрено поле Отчитаться. В данном поле указывается информация о предполагаемом сроке (через неделю, через две недели и т. д.), в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться перед бухгалтером.

Для анализа работы с подотчетными лицами предусмотрены отчеты Казначейство – Отчеты по казначейству – Планирование и контроль денежных средств:

■ Денежные средства у подотчетных лиц – позволяет получать информацию о расходе и выдаче ДС подотчетному лицу, проводить анализ движения ДС в разрезе документов выдачи/расхода денежных средств. Отчет является одним из вариантов отчета Ведомость по денежным средствам;

■ Контроль операций с денежными средствами (также доступен из рабочего места Авансовый отчет по гиперссылке Контроль денежных средств у подотчетных лиц). Данный отчет позволяет:

○ проконтролировать использованные и возвращенные подотчетным лицом авансы;

○ проконтролировать незавершенные операции с денежными средствами (безналичными/наличными);

○ просмотреть состояние операции по выдаче аванса подотчетному лицу;

○ получить рекомендации по дальнейшим требуемым действиям (Оформите авансовый отчет, Оформите выдачу подотчетнику и т. д.);

○ проконтролировать остаток задолженности – просроченную сумму, за которую подотчетное лицо должно отчитаться в указанный срок.

Для контроля выданных подотчетному лицу авансов предусмотрен отчет Контроль выданных подотчетному лицу авансов (доступен из формы документа Заявка на расходование ДС), позволяющий проконтролировать:

■ остаток денежных средств у подотчетного лица – разница между суммой выданных и суммой израсходованных денежных средств (поле Выдано);

■ сумму задолженности, за которую подотчетное лицо должно отчитаться перед организацией в указанный срок (поле Просрочен отчет);

■ перерасход денежных средств подотчетным лицом (поле Перерасход).

Проконтролировать выдачу денежных средств под отчет можно в разрезе статей ДДС. Данная возможность определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство – Контролировать выдачу под отчет в разрезе целей. При установленной опции происходят изменения в следующих документах:

■ Авансовый отчет – появляется колонка Цель выдачи (статья ДДС) на закладках Расходы и Оплата поставщикам;

■ Авансовый отчет (печатная форма) – Остаток и Перерасход по разным целям выдачи (статьям ДДС) выводятся в печатной форме отдельно, не суммируются;

■ Поступление денежных документов – появляется поле Статья ДДС;

■ Приобретение товаров и услуг – появляется колонка Статья ДДС на закладке Дополнительно.

В колонке Цель выдачи (статья ДДС) указывается статья ДДС, по которой будут классифицироваться денежные средства, выданные подотчетному лицу.

Информация о цели выдачи денежных средств используется в отчетах Контроль операций с денежными средствами и Контроль выданных подотчетному лицу авансов.

В конфигурации предусмотрена возможность интеграции с сервисом Smartway, используя который можно бронировать билеты, гостиницы, трансферы и работать с авансовыми отчетами. Более подробно об этом написано в разделе Командирование сотрудников.

Для того, чтобы появилась возможность создать документ Сторно по документу Авансовый отчет необходимо в программе включить опцию Использовать исправительные документы (раздел НСИ и администрирование - Настройка НСИ и разделов - Финансовый результат и контроллинг- Финансовый результат). Далее из документа Авансовый отчет можно создать документ Сторно по команде из контекстного меню кнопки Создать на основании.

Документ Сторно  обеспечивает сторнирование документа Авансовый отчет в регистрах и проводках.

Подробнее можно ознакомиться в статье: Аудиторский след в хозяйственных операциях. Корректировки финансовых документов.